Cinq conseils de comptabilité pour les restaurants destinés aux non-comptables

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Nous savons tous qu’il est difficile d’être directeur de restaurant. Lorsque nous pensons à un directeur de restaurant, nous pensons à des traits communs tels qu’une personne énergique, orientée vers le service, dotée de solides compétences en relations humaines et capable de rester calme sous une immense pression. Bien que de solides compétences en comptabilité ne figurent pas en tête de liste de ce qui nous vient à l’esprit, tout bon directeur de restaurant doit avoir au moins des connaissances de base en comptabilité pour réussir.

Les restaurants sont confrontés à des défis comptables distincts qui nécessitent une approche spécifique à chaque restaurant. Bien que de nombreux concepts soient similaires à ceux d’autres secteurs, les restaurants doivent s’appuyer sur des données précises et en temps réel pour être rentables dans un secteur réputé pour ses faibles marges.

La clé pour exploiter un restaurant rentable est de comprendre vos profits et vos pertes, de savoir comment gérer les coûts de la nourriture et de la main-d’œuvre et de prendre des décisions stratégiques concernant les dépenses et les investissements. Bien que ces processus impliquent beaucoup de choses, certaines stratégies peuvent être appliquées en comprenant les procédures comptables de base.

 

Vous trouverez ci-dessous cinq conseils de comptabilité spécifiques aux restaurants que tous les non-comptables peuvent maîtriser :

  • Que vous soyez propriétaire, exploitant, gérant ou autre professionnel de la restauration non comptable responsable de la rentabilité de votre entreprise, vous devez vous familiariser avec quatre termes de comptabilité de restaurant et savoir comment les utiliser. Toute comptabilité de restaurant commence par ces éléments de base :
  • Le plan comptable – une liste de toutes les transactions effectuées dans votre restaurant.
  • Les dépenses du restaurant – une liste de toutes les dépenses fixes et variables du restaurant.
  • Coût de revient – le coût des marchandises vendues plus la main-d’œuvre.
  • Coût de base en pourcentage des ventes – votre coût de base comparé aux ventes totales pour une période spécifique.

Comment analyser un compte de résultat ? 

P&L » signifie en français « profits et pertes ». Le compte de résultat est l’un des documents les plus importants à comprendre pour les gérants de restaurant, car il présente l’ensemble de vos revenus et de vos dépenses – c’est-à-dire l’argent que vous gagnez et celui que vous dépensez – pour une période donnée. S’il y a un état financier que vous devriez examiner fréquemment, c’est bien votre compte de résultat. Plus vous examinez les états financiers fréquemment, plus vous pouvez aborder les problèmes de manière proactive.

C’est essentiel, car recettes – dépenses = bénéfices. Si vos ventes fluctuent, assurez-vous que vos dépenses le font aussi. Les données de votre compte de résultat vous montreront exactement où vous manquez la cible en matière de dépenses par rapport aux ventes, ou quand c’est le bon moment pour réinvestir dans votre entreprise. Savoir où vous en êtes financièrement en temps réel vous aidera à ne pas trop dépenser lorsque les ventes sont faibles, tout en vous permettant d’acheter davantage lorsque les ventes le justifient.

 

Comment établir les cycles comptables d’un restaurant ?

 Il est facile de supposer que vous vous basez sur une année civile normale pour établir votre structure comptable. Cependant, les restaurants fonctionnent sur une base hebdomadaire. Par conséquent, vous voulez un calendrier fiscal où vos périodes consistent en des semaines complètes et fiscales.

L’utilisation d’un calendrier fiscal 4-4-5 ou 13×4 permettra à vos semaines fiscales de correspondre à vos périodes, ce qui facilitera la détermination des tendances dans les comparaisons semaine par semaine et période par période et réduira le besoin d’écritures de journal pour affecter la main-d’œuvre aux bonnes périodes.

 

Comment prévoir correctement ? 

La prévision consiste à utiliser des données historiques pour prédire des paramètres clés. Non seulement les prévisions peuvent vous aider à contrôler vos coûts dans leur ensemble, mais elles facilitent également le déroulement de vos opérations quotidiennes.

Vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données pour savoir où et quand affecter vos ressources. Au lieu d’essayer de deviner et de faire appel à des membres du personnel ou de réduire le nombre d’employés au milieu d’une équipe, vous pouvez répartir votre personnel en fonction des périodes les plus chargées, en vous basant sur les rapports de ventes historiques qui ventilent les ventes par date, heure et saison.

 

Comment utiliser les indicateurs clés pour un inventaire adéquat ?

Tout comme pour la main-d’œuvre, vos commandes doivent également tenir compte des prévisions. Les niveaux de vente historiques peuvent indiquer quels aliments, boissons et fournitures vous devez acheter pour la prochaine période de vente comparable.

Maîtriser la prévision de vos stocks n’est que la première étape, vous devez presque les contrôler. Le contrôle des stocks retrace la quantité de produits commandés, tout ce qui sort de la cuisine et du bar et ce qu’il reste ensuite comme stock d’attente. Des pratiques de gestion inefficaces, un stockage inadéquat, des lacunes dans les registres d’inventaire, le vol et le gaspillage sont parmi les principales raisons qui font échouer même les cuisines les plus performantes.

Comparez votre inventaire aux données recueillies par le point de vente. Votre comptage physique devrait correspondre à ce qui resterait après avoir comparé vos factures de commande moins les ventes qui apparaissent dans les rapports du point de vente. Si ce n’est pas le cas, vous devez vous demander « où sont-ils passés ? ».

Lorsque vous gérez un restaurant, vous êtes amené à porter de nombreuses casquettes. Pour réussir dans la comptabilité d’un restaurant, même pour les non-comptables, il faut avoir une connaissance de base des concepts comptables. Bien que cela puisse sembler être un langage différent au début, la compréhension de la comptabilité permet de prendre de bonnes décisions et, en fin de compte, d’améliorer les résultats de votre restaurant.